Responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales es el Fondo de Empleados Médicos de Colombia PROMEDICO, identificado con Nit: 890.310.418-4, con sede principal en la Av. 6AN No. 22N – 54, Santiago de Cali – Valle del Cauca, Portal Web www.promedico.com.co, correo electrónico promedico@promedico.com.co. Teléfono: 018000 180 285. Contacto: A través de cualquiera de los canales de atención al asociado que PROMEDICO tiene dispuestos. 

Definiciones

Para efectos de la presente política y de conformidad con la normatividad vigente, serán aplicables las siguientes definiciones:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
9. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1. Datos de contacto del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es el Fondo de Empleados Médicos de Colombia – PROMEDICO, con sede principal en la Avenida 6AN No. 22N-54, Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia. Para consultas o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, puede contactarnos a:

• Correo electrónico: promedico@promedico.com.co
• Línea gratuita nacional: 018000 180 285
• Página web: www.promedico.com.co
• Horario de atención: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidades

Tratamiento: Promedico realizará el tratamiento de los datos personales correspondientes a recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

Finalidades del tratamiento:

• Atención y prestación de servicios: vinculación, asesoría y soporte; apertura, adquisición, renovación, modificación y cancelación de productos; tramites internos y externos de servicios y/o beneficios; transacciones financieras; gestión de cobranza interna y externa; atención de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes; invitación, participación y registro en eventos sociales, culturales y educativos; actualización de datos; registro de llamadas (contact center).
• Cumplimiento de obligaciones legales: reportes y/o respuesta a solicitudes de entes de control u otras entidades; contestación de acciones constitucionales; procesos jurídicos y demás requerimientos legales a que haya lugar.
• Mercadeo y publicidad: telemercadeo; publicidad, información y promoción de productos, servicios y eventos; publicación de información de productos, servicios y eventos en los diferentes canales de información del Fondo y medios de comunicación masiva; gestión comercial del portafolio de productos y servicios.
• Análisis y estudios internos y externos: análisis estadísticos; estudios de mercado; encuestas de satisfacción y otros mecanismos de análisis de datos.
• Relación laboral: selección y contratación; afiliación a seguridad social; cumplimiento al sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo; pago de salarios, prestaciones sociales y otros conceptos relativos a la nómina; seguimiento al desempeño; procesos disciplinarios; tramite de incapacidades, licencias y permisos; programas de bienestar; cumplimiento de obligaciones en el marco del contrato laboral y en general todo concepto relativo a la relación laboral.
• Relación comercial: etapas contractuales (precontractual, suscripción, celebración, ejecución, terminación y/o liquidación de contratos), supervisión de contratos, convenios, órdenes de compra, servicios y/o acuerdos de voluntades entre las partes; registro en la base de datos; información de procesos y trámites.
• Seguridad y control: sistemas de video vigilancia; seguridad física.
• Gestión administrativa: gestión documental y de información, interna y externa en medios físicos y digitales.

NOTA:

1. Con respecto a los datos sensibles suministrados por el titular, la respuesta a las preguntas para su recolección es de carácter facultativo.
2. El tratamiento de datos personales se realizará con autorización previa, expresa e informada, mediante diferentes canales dispuestos por Promedico, de forma escrita en medios impresos o digitales, verbal o mediante conductas inequívocas del titular.

3. Derechos del Titular

El titular de los datos personales tiene derecho a:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Promedico;
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Promedico;
3. c) Ser informado por Promedico, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4. Atención de peticiones, consultas y reclamos

El titular de la información podrá ejercer sus derechos a: conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos y revocar la autorización, lo cual podrá realizar a través de los siguientes canales:

• Presencial: Avenida 6AN No. 22N-54, Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia, horario de atención: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.
• Correo electrónico: promedico@promedico.com.co
• Línea gratuita nacional: 018000 180 285, horario de atención: Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.
• Página web: www.promedico.com.co opción “Hablemos +”

5. Procedimiento para ejercer los derechos de los titulares

En cumplimiento de la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales, PROMEDICO cuenta con los siguientes procedimientos para que los titulares ejerzan sus derechos.

5.1. Procedimiento para atender consultar

El Titular o sus causahabientes podrán realizar consultas para conocer la información personal del Titular que repose en las bases de datos de PROMEDICO, bajo las siguientes reglas:

• La consulta se formulará mediante solicitud dirigida a PROMEDICO a través de los canales indicados en el punto 4 de la presente política, con los nombres, apellidos e identificación del Titular, la descripción de la consulta, la dirección, correo electrónico y teléfono de contacto, y acompañando los documentos que considere necesarios.

• Cuando la consulta ya radicada está incompleta o que el interesado deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para resolver la consulta, requerirá al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la consulta. Se entenderá que el interesado ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.

• PROMEDICO suministrará a estos, la información contenida en las bases de datos que esté vinculada con la identificación del Titular en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2. Procedimiento para atender peticiones o solicitudes

El Titular o sus causahabientes podrán presentar peticiones o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales como: actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización o solicitud de información en general, bajo las siguientes reglas:

• La petición se formulará mediante solicitud dirigida a PROMEDICO a través de los canales indicados en el punto 4 de la presente política, con los nombres, apellidos e identificación del Titular, la descripción de la petición o solicitud, la dirección, correo electrónico y teléfono de contacto, y acompañando los documentos que considere necesarios.
• En caso de que PROMEDICO no sea competente para atenderla, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Cuando la petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.

• El término máximo para atender la petición o solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición o solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.3. Procedimiento para atender reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de PROMEDICO debe ser objeto de corrección o rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política, podrán presentar un reclamo bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a PROMEDICO a través de los canales indicados en el punto 4 de la presente política, con los nombres, apellidos e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico y teléfono de contacto, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que PROMEDICO no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos el reclamo en trámite y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, el cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá presentar el caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

6. Perídodo de vigencia de las bases de datos

La vigencia de las bases de datos dependerá de las finalidades del tratamiento establecidas en la presente política, de las normas especiales que regulen la materia y se mantendrán vigentes durante el tiempo en que el Fondo ejerza las actividades propias de su objeto social.

7. Acceso a la Política de Tratamiento de Datos Personales

Los titulares de los datos podrán consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales y el Aviso de Privacidad vigentes, en la página web de Promedico accediendo al enlace: https://promedico.com.co/politica-de-datos-personales/, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas reglamentarias que lo adicionen, modifiquen o reformen. Información sujeta a modificaciones y actualizaciones legales, reglamentarias o disposiciones internas.

8. Entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra en versión 03 que entró en vigencia según aprobación de la Junta Directiva con acta 1301 del 14 de Julio de 2025.